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為不斷改進管理體系并保持其適用性和有效性,實驗室有計劃地采取預防措施并定期進行管理評審。為保持質(zhì)量活動的符合性,以及維護管理體系的適用性和有效性所進行的各項活動均按照《手冊》各章所規(guī)定的程序進行。
4.4要求、標書和合同的評審
4.4.1 概述
實驗室與客戶間簽訂的合同是具有法律效力的契約,實驗室應根據(jù)其物力、財力、人力、技術、信息等資源,以及法律和時間等因素,對合同進行評審,以確保能有效履約,提高客戶信任度并避免失誤。
4.4.2 建立并實施程序
實驗室建立并實施《評審客戶要求、標書和合同程序》,用于合同及所涉及活動和事項的管理。
4.4.3 合同評審
綜合管理室負責受理檢測業(yè)務,按照《評審客戶要求、標書和合同程序》規(guī)定的職責和程序由相關責任人進行合同評審、簽訂和管理。
4.4.4 合同評審要求
4.4.4.1 執(zhí)行《評審客戶要求、標書和合同程序》時應確保:
1) 對包括檢測方法在內(nèi)的客戶要求應進行適當規(guī)定并形成文件;
2) 具有滿足要求所必需的各項資源;
3) 選擇適當?shù)牟⒛軡M足客戶要求的檢測方法;
4) 合同評審應包括分包項目;
5) 充分考慮財務、法律和時間等因素的作用。
4.4.4.2 工作開始前應解決客戶要求與合同之間的所有差異,每份合同均應被實驗室和客戶雙方所接受。
4.4.5 評審的簡化
合同評審方式應實際和有效,對于常規(guī)或簡單工作的評審可以簡化,由負責合同評審人員簽字并注明日期即可。
4.4.6 評審記錄
4.4.6.1評審人應保留評審記錄并及時存檔,對于重要合同的評審應保存較全面的記錄。
4.4.6.2 應保存合同執(zhí)行期間與客戶進行的相關討論和協(xié)商記錄。
4.4.7 偏離處置
4.4.7.1 實驗室對合同的任何偏離應及時通知客戶。
4.4.7.2 工作開始后如需修改合同,應重復合同評審程序并將變更情況通知所有相關人員4.3.文件的控制
4.3.1 概述
全部管理體系文件是指導和規(guī)范實驗室活動的依據(jù),應按照規(guī)定的程序進行控制,保證各類載體文件的現(xiàn)行有效。
4.3.2 建立并實施程序
實驗室建立并實施《文件控制程序》,規(guī)定了文件控制的職責、要求,確保所有文件得到有效控制。
4.3.3 文件控制范圍
管理體系文件以及在體系運行中產(chǎn)生的記錄,包括內(nèi)部產(chǎn)生的和來自外部的文件,如《質(zhì)量手冊》、程序文件、標準、規(guī)范、表格、記錄、圖紙、報告和證書等,均在受控范圍之內(nèi)。
4.3.4 文件控制要求
4.3.4.1 文件的批準和發(fā)布
4.3.4.1.1 發(fā)給實驗室各級人員的所有管理體系文件,在發(fā)布之前均應由授權人審核并批準使用。各類各層次文件的審核批準權限詳見4.1.4.3。
4.3.4.1.2 應建立文件目錄,在各級文件中標明文件的版本、現(xiàn)行修改狀態(tài)和分發(fā)情況,以防止文件的非預期使用。
4.3.4.1.3 文件控制程序應確保:
1) 所有對實驗室有效運轉(zhuǎn)起重要作用的工作場所都能得到有關文件的有效版本;
2) 對文件進行定期審核和必要的修改,確保其持續(xù)適用和符合規(guī)定要求;
3) 失效文件要及時從所有使用場所撤出,或用其他方法防止誤用;
4) 需要保留的失效文件要做適當標記。
4.3.4.1.4 實驗室管理體系文
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