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奧克斯集團董事長鄭堅江:“深耕”民企信息化

作者: 時間:2006年11月09日 信息來源:浙江民營企業(yè)網(wǎng)
    奧克斯集團董事長鄭堅江常說:“不懂信息化的員工,不能當(dāng)干部!”

    鄭堅江并非說說而已。

    僅今年1~10月份,在奧克斯的中高層干部中,因不會熟練操作ERP或?qū)π畔⒒こ掏苿硬涣Χ唤德毜木陀?人,被降薪的6人,被調(diào)離工作崗位的關(guān)鍵用戶2人;此外,在全公司范圍的信息化應(yīng)用考核中,還作出了嚴(yán)厲的經(jīng)濟罰款。這僅僅是鄭堅江鐵腕實施信息化的一個例證。

    由于在企業(yè)信息化領(lǐng)域開展的一系列變革創(chuàng)新,鄭堅江被評為年度國內(nèi)“十大最具遠(yuǎn)見的信息化領(lǐng)導(dǎo)者”之一;奧克斯集團則躋身“中國信息化21家標(biāo)桿企業(yè)”和“中國企業(yè)信息化500強”。

    信息化,也可以很“傻瓜”

    在奧克斯的OA系統(tǒng)里,公司的日常工作事務(wù)和業(yè)務(wù)資訊,被逐一細(xì)化分解為文件審批、合理化建議、行政事務(wù)、采購價格審批、財務(wù)報銷、付款審批、共享平臺等共20余大類80多個模塊,設(shè)計成不同的模塊后放置在OA主界面上。員工需要做的,只是點擊進入,即可在相應(yīng)模塊中完成諸如任務(wù)分配、文件閱知、報告批復(fù)、信息報送、各類財務(wù)信息申報、郵件傳遞等工作。

    僅憑這一點,當(dāng)然不足以被稱之為“傻瓜型”;奧克斯辦公自動化系統(tǒng)(OA)操作平臺簡明易學(xué)的主要秘密,源于它的兩大特色——“表單式”和“提示式”。

    4年前,當(dāng)鄭堅江發(fā)出“減少制度文件”的呼吁時,很多員工都不會想到,這4個字今后將深刻地改變他們的工作方式。到目前,會議紀(jì)要、差旅費報銷、價格審批等原本需要用大段文字說明并解釋其流程、細(xì)則及注意點的眾多規(guī)章制度,已全部改為表單形式出現(xiàn)在OA各大模塊中;而相形地,其他大企業(yè)慣有的“文山”般的文件通知,在奧克斯卻被盡可能地減少和壓縮。

    員工們最能直接地感受到因這種變化帶來的極大便捷。他們反映:“在‘制度文件化’時代,不僅寫制度的人累,難以解釋清楚;而且看制度的人也累,難以領(lǐng)會透徹;‘制度表單化’就不一樣啦——直觀明了,易于執(zhí)行?!?/P>

    這種“提示式”的設(shè)計理念,進一步降低了員工對OA的畏難感。當(dāng)他們發(fā)現(xiàn)這些高科技工具特別地好用,且從中體會到高效、便捷等優(yōu)點后,就主動地以信息化思維去經(jīng)營和管理企業(yè)。此時,推行信息化的阻力也就迎刃而解了。

    “效率專家”制造“效率工具”

    高效是信息化的精髓和終極目的,鄭堅江以自己的方式表現(xiàn)出對效率這一概念的深刻理解。

    在奧克斯的OA中,幾乎每一次設(shè)計的改良和進步,背后都體現(xiàn)著鄭堅江倡導(dǎo)的“以提高效率為中心的企業(yè)風(fēng)格”。很小的一個例子是,在其目前的所有模塊中,最常用的是待辦中心、下發(fā)文件和私有信箱;起初,它們被散布在主頁的各處。對此大家都安之若素,沒人覺得有什么不妥。直到有一天,信息管理部突然接到董事長的親自指令,要求將上述3個模塊的位置集中并一起移至最醒目的主頁面下方。經(jīng)此改良,員工們發(fā)現(xiàn)再使用這些常用模塊時,已無須再費力地東找西尋了。這樣的小細(xì)節(jié),其作用顯然不應(yīng)被輕估,據(jù)信息管理部技術(shù)人員分析,(常用模塊)位置沒有集中之前,要在20余大類模塊中找到它們還真有點費勁。以每位員工日均浪費1分鐘計算,1年就寓意著有2萬多天的時間被白白浪費了。

    而最能反映奧克斯惜時如金精神的,莫過于它的效率考核機制。在該企業(yè),舉凡工作任務(wù)、上級指令以及會議紀(jì)要中給責(zé)任人下達的任務(wù),都無一例外地規(guī)定了完成時間;不獨如此,下屬報給上級的報告,上級也必須在規(guī)定的時間里完成批復(fù)。如若延誤或提前,按一天20元的標(biāo)準(zhǔn),由系統(tǒng)自動生成罰單或獎勵單。

    電力產(chǎn)品事業(yè)部總經(jīng)理崔洪藝對此的體會是,如果不及時進行網(wǎng)上辦公,罰款事小,影響效率事大。因此,多年來他一直形成了這么一個習(xí)慣:每晚臨睡前,都要打開電腦查閱一下“待辦中心”,以便將當(dāng)天所有的報告處理完畢。

    也因此,被外界稱作“效率專家”的鄭堅江,用信息化工具在他的企業(yè)內(nèi)培養(yǎng)、造就了更多的“效率專家”。起始,這些干部和員工的高效率或許是被信息化“逼”出來的,但久而久之,也就潛移默化地轉(zhuǎn)變成了個人的工作風(fēng)格和共有的企業(yè)文化。

    用“工具”管人

    鄭堅江一貫提倡“用工具管人”。理由是,“人管人”的傳統(tǒng)模式“不僅管的人會很累,而且管理成本特別高”;相形之下,顯然信息化管理工具就好多了,系統(tǒng)不僅不會像人那樣有惰性和出現(xiàn)疲態(tài),更重要的是,它能將奧克斯推行的“講承諾、講依據(jù)、講對比”反映并體現(xiàn)出來。

    “講承諾”——所有的工作任務(wù)都有承諾完成時間;“講依據(jù)”——在處理價格審批單時,有保存在系統(tǒng)內(nèi)的歷史數(shù)據(jù)可供參考,每位員工的能力水平和績效表現(xiàn)也均記錄在案;“講對比”——各公司、各部門乃至每位員工在任何一時間段內(nèi)的獎罰情況、合理化建議的報送和采用情況、質(zhì)量損失情況等數(shù)據(jù),都可直觀地與其他公司(部門、個人)或自身在另一時間段的記錄進行比較,查找差距。

    在成本控制領(lǐng)域,你很難想象像奧克斯這樣年營收過百億元的大企業(yè),去年1年的用紙量僅為1.2噸,而且大部分為對外的聯(lián)系公文及標(biāo)書。由于內(nèi)部所有文件傳遞全部走OA系統(tǒng),呼吁了多年的“無紙化辦公”,卻早已在這家浙籍民企內(nèi)部得以真正實現(xiàn)。其信息管理部工作人員為記者算了一筆賬:近4年來,奧克斯集團下發(fā)的175余萬份文件,按每份平均3頁、發(fā)放5個部門,每張紙的成本價0.15元來計算,僅此一項,就節(jié)約了390余萬元,并因此每年減少文員的人工費支出300余萬元。

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