相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印SOP,電子化的SOP具有一些明顯的優(yōu)點,減輕SOP管理的工作負擔是電子化SOP非常突出的優(yōu)勢,電子化SOP可以在諸如更新提示、發(fā)布、存檔等方面提供自動化的便利,并且提供了由獨立的控制點對SOP進行統(tǒng)一管理的可能性,在減輕各個使用部門管理負擔的同時,也有利于消除各部門間管理水平臺能存在的差異。
    電子化SOP可以有效地保證SOP管理程序中各步驟、各部門工作的銜接。自動化的特性可以很好地保證這種交流、溝通的效果和效率。由于計算機化系統(tǒng)的特點以及電子化簽名的使用,使得SOP管理流程中的任何變動都會留下痕跡,相對于傳統(tǒng)的SOP而言,在依賴性方面也有很大提升。此外電子化的SOP要檢索、統(tǒng)計的便捷性方面也明顯比傳統(tǒng)SOP具有優(yōu)勢。
    驗證是電子化SOP管理系統(tǒng)使用的重要基礎(chǔ),需要考察系統(tǒng)的運行是否可以滿足研究機構(gòu)的使用需求,并且符合相關(guān)法規(guī)的需求。內(nèi)容主要涉用系統(tǒng)的可靠性、對于指令的反應、存儲容量、網(wǎng)絡連接、不同工作環(huán)境對系統(tǒng)的影響等。
    系統(tǒng)的安全性主要涉用設備故障時資料的完整性、是否會發(fā)生未授權(quán)或是突破使用權(quán)限的問題、而對病毒時系統(tǒng)和資料的安全。同時,必須具備災難恢復的程序,并對其加以驗證,能夠保證在系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰的情況下,在限定的時間內(nèi)對資料予以恢復。出于對SOP可使用狀態(tài)不應間斷的考慮,還應該為電子SOP的使用提供一種替代選擇。如,可以使用有移動電源的便于工作攜式電腦。
    使用權(quán)限的設定一般包含閱讀文件、修改文件、創(chuàng)建文件、刪除文件。此外,還包括SOP管理員、計算機系統(tǒng)管理員、用戶等不同角色的設定,如作為用戶應該具備閱讀的權(quán)限,這此內(nèi)容應該在SOP中有很明確的規(guī)定。需要注意的是,所有的管理員或使用者都必順經(jīng)過有效的培訓。
     我公司開發(fā)的SOP系統(tǒng)適合A4.A3作業(yè)指導書文件,清晰度高。
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