會展邀請函實(shí)例分享

    商務(wù)會展，一份出色的邀請函十分重要。如何恰如其分的表達(dá)展會活動內(nèi)容呢？
    ①會展活動商務(wù)邀請函（信）基本內(nèi)容
    商務(wù)邀請函的基本內(nèi)容包括：會展活動的名稱、舉辦城市、地點(diǎn)、時間、背景、目的；主辦機(jī)構(gòu)和組織機(jī)構(gòu)；會展活動的內(nèi)容和形式、特點(diǎn)等；主要參加或參與對象；會展活動的相關(guān)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說明的事項(xiàng)。
    ②會展活動商務(wù)邀請函（信）結(jié)構(gòu)與寫法
    1、封面通常會展活動商務(wù)邀請函的封面會顯示此商務(wù)函的性質(zhì)。普通的商務(wù)邀請函（信）封面以會展活名稱、主題、主辦機(jī)構(gòu)、時間、地點(diǎn)五項(xiàng)內(nèi)容為主；而特殊的商務(wù)邀請函（信）。則在封面上只注明會展活動組織者或項(xiàng)目的名稱、收信機(jī)構(gòu)或人員的相關(guān)信息并注明“通知、特函、”等字樣。
    2、標(biāo)題由會展活動名稱和“邀請函（書）或（信）”組成。
    會展活動名稱可以分為三個部分：基本部分、限定部分和附屬部分。其中基本部分和限定部分構(gòu)成展覽會名稱的主體。例如：第十屆中國家電產(chǎn)品博覽會邀請函（信）、第十二屆中國國際機(jī)床機(jī)電展覽會邀請函（信）。
    3、稱呼邀請函的發(fā)送對象有三類情況：
    （1）發(fā)送到單位的邀請函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統(tǒng)稱），以示禮貌和尊重。
    （2）邀請函直接發(fā)給個人的，應(yīng)當(dāng)寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。
    （3）網(wǎng)上或報(bào)刊上公開發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。
    4、正文正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。
    第一部分背景說明。寫明舉辦會展活動的背景和目的；
    第二部分組織說明。對會展活動組織結(jié)構(gòu)的進(jìn)行介紹，包括的主辦者、協(xié)辦者、承辦者等；
    第三部分是時間與地點(diǎn)。根據(jù)會展活動設(shè)定的舉辦日期、結(jié)束日期與舉辦城市、地點(diǎn)進(jìn)行描述。
    第四部分是會展活動的具體內(nèi)容介紹。
    主要包括了會展活動的展區(qū)劃分、展品設(shè)定、同期活動、展示服務(wù)、會展活動的特點(diǎn)、會展活動的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)內(nèi)容；第五部分聯(lián)絡(luò)信息。寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式，包括傳真、電話、郵箱、負(fù)責(zé)人等。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
    5、回執(zhí)回執(zhí)是被邀請方根據(jù)需要和可能而給予的一種反饋信息。通常會展活動的回執(zhí)內(nèi)容格式統(tǒng)一的會展組織者進(jìn)行制定。包括了：參與者單位信息、參與類型、具體展位或廣告位、會議活動預(yù)定事項(xiàng)、參與人員信息、參與時報(bào)到信息說明等。
    6、落款會展活動邀請函的落款，通常是會展活動的組織機(jī)構(gòu)名稱加蓋相關(guān)印章。如果是多家機(jī)構(gòu)共同主辦或承辦，則由多家機(jī)構(gòu)共同簽名蓋章。以證明此邀請函（信）的真實(shí)性與合法性。同時注明邀請函（信）的制作發(fā)布時間。
    7、附件附件是會展商務(wù)邀請函（信）的附屬資料，與商務(wù)邀請函具有同等的法律效力。附件主要包括會展活動的相關(guān)說明、規(guī)定、制度、報(bào)展注意事項(xiàng)、人員信息表、服務(wù)內(nèi)容等相關(guān)文件。附件是商務(wù)邀請函（信）不可分隔的一部分。
重要提示：會議活動與展覽活動、節(jié)慶活動的邀請函在寫法上與內(nèi)容上有很大差別，通常大型的展覽活動設(shè)計(jì)到的內(nèi)容較多。例如：布展規(guī)定、進(jìn)場規(guī)定、商務(wù)租賃申請等；通常在大型展會活動邀請函（信）中，均包括在內(nèi)。而會議活動，則通常在收到回執(zhí)后，在發(fā)去相關(guān)的入場須知等信息。不同的會展項(xiàng)目需根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理處理。切不可照本宣科。